Automatizar a Consulta de XML. Entenda como otimizar o tempo na sua empresa

Uma das frases que mais ouvimos durante a nossa vida é de que tempo é dinheiro. Apesar de ser uma expressão muito difundida, muitas vezes ela precisa ser lembrada, principalmente no meio empresarial. Afinal, não podemos nos dar ao luxo de desperdiçar recursos importantes. E uma das melhores maneiras de poupar algumas horas da semana é automatizar a consulta de XML.

Quando falamos em micro e pequenas empresas, este tipo de ação se torna ainda mais importante. Afinal, este tipo de negócio possui menos funcionários, que precisam desempenhar diversas funções. Por este motivo, é preciso agilizar a gestão de notas fiscais recebidas na sua empresa.

Neste post você vai conhecer a importância e como você pode automatizar a consulta de XML de Notas Fiscais na sua empresa. Continue acompanhando.

Arquivos XML

Primeiramente, é preciso entender o que é o XML e qual a sua função. Ele é um formato de arquivo digital, utilizado para registrar informações de documentos como notas fiscais e conhecimentos de transporte eletrônico.

Ou seja, o arquivo contém todas as informações de uma transação comercial.

Por ser um formato prático para a troca de informação online e podem ser lidos por diversos softwares, os arquivos XML são utilizados para a transmissão e recebimento das Notas Fiscais Eletrônicas em todo o Brasil.

Obrigatoriedade dos arquivos XML

De acordo com a legislação, toda empresa é obrigada a armazenar as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ, por um prazo de 5 anos. Elas podem ser solicitadas em caso de fiscalização por parte do Fisco. 

Caso estas notas não sejam encontradas, a empresa pode receber sanções e multas por cada documento não localizado.

Agora imagine guardar todas as notas físicas que sua empresa recebe por um prazo de 5 anos. Seria quase impossível fazer isso. Além do espaço necessário para o armazenamento, os documentos poderiam facilmente ser danificados, por causa do passar do tempo, das traças ou do clima.

Por este motivo que o Confaz estabelece que sejam armazenados os arquivos XML das notas fiscais. Dessa maneira, tudo fica mais organizado.

Porque você deve automatizar a consulta de XML

Quando a sua empresa faz alguma compra de material, o seu fornecedor deve enviar, juntamente com a NF-e, o arquivo XML. 

É possível, ainda, baixar o arquivo XML no site da Sefaz. Porém, para isso, é preciso digitar manualmente uma chave de acesso de 44 dígitos, localizados no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). 

Quando o volume de notas recebidas é pequeno, a busca manual até pode fazer sentido. Porém, quando sua empresa começa a crescer este processo fica inviável, necessitando automatizar a consulta de XML.

Além disso, muitas vezes o fornecedor não encaminha o XML,. Nesses casos é preciso fazer esta busca manual ou a sua empresa pode tomar multas no caso de uma fiscalização.

Outro motivo para automatizar a consulta de XML é o preenchimento automática das informações no seu sistema de gestão, por exemplo. Assim, você reduz o processo, muitas vezes lento, de preenchimento manual destas informações. 

Outra vantagem é o de evitar os erros de digitação, já que o sistema preenche automaticamente os dados, tornando as informações da sua empresa fiquem muito mais confiáveis.

Dessa forma, é possível se concentrar em outras tarefas, como analisar os dados financeiros das operações e compreender como otimizar os resultados do seu negócio.

Como automatizar a consulta de XML

É possível automatizar a consulta de XML é preciso utilizar um sistema que permita a consulta, download e armazenamento das informações diretamente do Sefaz. Para isso, basta ter um certificado digital modelo A1.

Com o Coleta XML, por exemplo, você consulta, armazena e faz o download de Notas Fiscais e Conhecimentos de Transporte com apenas um clique.