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Contábil, Fiscal e Tributário

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Notas Frias

Notas Frias são geradas quando se presta um serviço que não aconteceu ou quando declaramos uma venda de um produto que não foi realmente vendido, infelizmente é muito comum e é um crime bem grave. Assim, é efetuado com o objetivo de sonegar os impostos, proteger esquemas de roubo ou até lavar dinheiro, de certa forma.

Como tentar prevenir a Sonegação

Tudo começa quando uma empresa emite uma Nota Fiscal falsa contra um CNPJ. Portanto, é muito importante proteger o CNPJ do seu negócio, pois em caso de fiscalização, essas situações ilegais trazem problemas e prejuízos para seu negócio.

Emita todos os documentos contra o seu CNPJ

A importância de emitir todas as notas, além de manter um controle financeiro maior sobre elas, garante que você tenha conhecimento das Notas não escrituradas e de impostos não pagos. Caso isso ocorra, o Fisco irá considerar como infração e a vítima ainda pagará multas, além de ficar impossibilitada de participar de licitações.

Previna-se das Irregularidades Fiscais

Ninguém gosta de prejuízos certo? Porém, neste meio são muitos os prejuízos envolvidos. Como é possível nos prevenirmos disso e garantir que sua empresa não tenha emissões contra as Notas Frias?

Quanto maior a organização e o armazenamento correto na sua empresa, maior será a prevenção contra fraudes. Um software de gestão, consulta essencial e simples, pode oferecer para sua empresa mais segurança nessa questão.

ColetaXML

Com essa ferramenta você previne fraudes, podendo consultar e fazer um acompanhamento detalhado de todas as notas que são emitidas contra o seu CNPJ.

Usando o ColetaXML você trás para sua empresa todo o armazenamento e gerenciamento dos XML de Notas Fiscais Eletrônicas e Conhecimentos de Transporte emitidos para seu CNPJ de forma integrada com o sistema da Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ).

O ColetaXML é totalmente automatizado e fornece todas as informações necessárias para a gestão dos XML de seus fornecedores.

Adicionando essa ferramenta na sua gestão, terá todo acompanhamento do ciclo das suas Notas Fiscais, trazendo uma visão mais ampla do processo de emissão e sempre acompanhará com antecedência, caso ocorra complicações que possam surgir no período.

20 de outubro de 2020 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário Nota Fiscal

Como identificar notas fiscais frias

escrito por samuelbasso

A emissão de notas fiscais frias é um crime muito comum e que pode trazer repercussões negativas até mesmo para quem não tem nada a ver com o assunto.

Além de ser responsável pela sonegação de bilhões em impostos anualmente, as notas fiscais frias ainda pode afetar a sua empresa, caso você não tome as devidas precauções.

Portanto, neste artigo vamos abordar o que são as notas fiscais frias e como a sua empresa pode se proteger deste tipo de fraude.

O que são notas fiscais frias?

Sempre que uma venda de um produto acontece, ou um serviço é prestado, é preciso gerar um documento fiscal. Esta nota oficializa a transação de compra, venda ou prestação do serviço para finalidades fiscais.

Apesar dos benefícios trazidos pelas notas fiscais eletrônicas, algumas empresas se aproveitam de algumas particularidades para emissão de notas fiscais frias.

Estas empresas acabam emitindo notas fiscais falsas. Este tipo de fraude é utilizada, por exemplo, para lavar dinheiro, sonegar impostos, transferir créditos de ICMS, entre outros crimes.

Para se ter uma ideia, este tipo de fraude com notas fiscais frias acontece em todo o Brasil. De acordo com a Secretaria da Fazenda de São Paulo, a operação Quebra Gelo, conflagrada em 2018, apontou que algumas empresas podem ter emitido mais de R$ 320 milhões em notas falsas entre 2015 e 2017.

Porém, este problema não diz respeito apenas ao Fisco de cada Estado e não afeta apenas a arrecadação de impostos. Empresas que recebem notas fiscais frias também podem ser autuadas pelo Fisco e receber algumas sanções.

O problema é que isso pode acontecer sem nem mesmo a empresa saber que está sendo vítima de fraude. Isso porque as notas falsas muitas vezes são emitidas para CNPJs aleatórios.

E isso pode afetar a sua empresa. Por exemplo, imagine que uma nota fiscal seja emitida contra o seu CNPJ sem o seu conhecimento.

Esta operação é registrada como real. Porém, como o serviço nunca ocorreu realmente sua empresa não recolhe os tributos e pode ter problemas futuros futuros com o Fisco.

Felizmente existem algumas soluções que garantem que sua empresa não tenham problemas com notas fiscais frias.

Como proteger a empresa contra fraude com notas fiscais?

Quantas vezes você adquiriu um produto do seu fornecedor e a nota fiscal nunca foi enviada? Este tipo de situação é muito comum e, quando acontece, precisamos entrar em contato para que a nota seja encaminhada.

É possível fazer o download das notas fiscais pelo site da Sefaz. Porém, para isso, é preciso possuir a chave de acesso. Porém, quando sua empresa é vítima de fraude com notas fiscais, você não terá este código, não é mesmo?

Uma solução simples, rápida e barata para evitar qualquer tipo de fraude com notas fiscais é utilizar o Coleta XML para fazer a busca automática de todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ.

Assim, é possível identificar se algum destes documentos é falso e informar a Receita Federal de que a operação nunca ocorreu. Este tipo de ação é chamada de manifestação do destinatário e livra sua empresa de qualquer penalidade que possa vir a ocorrer.

Ao utilizar o Coleta XML para fazer este tipo de busca, por exemplo, é possível identificar todas as notas fiscais em poucos minutos, agilizando a gestão das notas fiscais da sua empresa.

Conheça mais sobre o Coleta XML e solicite um teste gratuito da ferramenta.

19 de maio de 2020 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário Gestão

Entenda as funções do Analista Fiscal

escrito por samuelbasso

Você sabia, que as empresas no Brasil, gastam em média 2.000 horas para apurar tributos? A cada 200 funcionários, 1 é destinado especialmente para área fiscal da empresa. Portanto nesse artigo, vamos descobrir, qual é o papel do Analista Fiscal.

A importância do Analista Fiscal

No Brasil, temos dois tipos de obrigações tributárias referente ao Poder Público, são elas, a Obrigação Acessória, que rege todo controle e informações ao Fisco e entidades de controle fiscal, e a Obrigação Principal, que é associada ao pagamento dos tributos.

Sendo assim o Analista Fiscal, ganha ainda maior destaque, quando lida com ambas as obrigações tributárias que as pessoas jurídicas precisam.

Assim sua principal atividade, é analisar livros fiscais, apurar cálculos de tributos diretos, como Imposto de Renda, revisão de cálculos de PIS e COFINS, apuração dos imposto retidos na fonte e reconciliação de todos impostos.

Contudo a tarefa de analisar, revisar e entregar as obrigações acessórias também cabe ao Analista Fiscal, como por exemplo:

Escrituração contábil fiscal
Declaração de rendimentos pagos
Declaração de débitos e créditos tributários federais
Escrituração fiscal digital de retenções, entre outras

Acompanhamento de auditorias e fiscalizações

Além de analisar e revisar a apuração de tributos e verificação de conformidades, há uma outra importante atividade do Analista Fiscal. Atender a auditorias e fiscalizações.

Periodicamente, empresas passam por auditorias e fiscalizações Estaduais, Municipais e até Federais. É necessário respeitar os prazos de entregas de informações, bem como os acompanhamentos do processo de fiscalização e auditoria, podendo acarretar em multas.

O acompanhamento e análise da legislação fiscal, tributária e societária, também faz parte de uma função importante do Analista Fiscal.

No Brasil, o analista precisa estar em constante aprendizado, para poder manter um suporte atualizado às empresas, que fornece seu serviço, levando em conta que as normas tributárias aqui, sempre estão em alteração.

Há ainda uma função de controle e acompanhamento, para o Analista Fiscal, que diz respeito ao aproveitamento de créditos tributários, processos de ressarcimento, reembolso, compensações de crédito e débito tributário.

A Legislação prevê inúmeras hipóteses de aproveitar o crédito tributário, tanto como forma de incentivo fiscal ou ressarcimento de retenções. É de poder do analista fiscal acompanhar e controlar a apuração de créditos e seus efetivos reembolsos pela empresa, evitando atrasos e erros.

O Analista Fiscal tem livre atuação e incentivo para promover estudos sobre organização empresarial, eficiência tributária ao negócio e racionalidade.

Para exercer essa função é necessário ter uma visão global dos controles da empresa, manter uma atuação coordenada e proativa, sempre buscando aprimorar os controles internos.

Seja um profissional atualizado, proativo e valioso no meio empresarial. Desempenhe a função, não apenas para manter a empresa em ordem com sua parte tributária, mas como base para enxergar oportunidades adversas à frente.

12 de maio de 2020 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário Nota Fiscal

Entenda o Crédito na Nota Fiscal

escrito por samuelbasso

A Nota Fiscal é o principal documento para controlar todas operações do ICMS, tanto comerciais, de arrecadação, como de fiscalização. Assim o ICMS arrecadado é fonte para inúmeros recursos de Estados e municípios, e nesse mundo tributário, temos o crédito na nota fiscal.

Vamos conhecer mais sobre o assunto?

Na maioria dos Estados, existem programas que devolvem crédito, para aqueles que incluem o CPF nas notas fiscais de compra, o benefício inclui também empresas que estão relacionadas à emissão das Notas fiscais.

Nesse sentido, a NF é obrigatória, ainda que existam estabelecimentos sonegando, os Estados buscam medidas de incentivo, criando programas para enfatizar as emissões.

O Objetivo, é praticar as emissões, para trazer retorno às empresas e aos cidadãos.

Crédito na nota fiscal para Pessoa Física

No ano de 2007, o Estado de São Paulo por exemplo, criou o Programa de Estímulo à cidadania Fiscal. O Programa devolvia créditos em dinheiro, diretamente ao cidadão que incluísse seu CPF, ou seja, créditos na Notas Fiscais decorrentes de suas compras.

O crédito de devolução do Programa, inicialmente se dava ao valor de 30% do ICMS recolhido por estabelecimento, esse percentual, foi sendo reduzido e alterado, como forma de orientações aos contribuintes para combater a sonegação fiscal.

Alguns setores com números maiores de sonegação em São Paulo, possuem percentuais mais elevados, como forma de incentivar a população a exigir o cupom fiscal.

Como por exemplo Açougues, livrarias e bancas de jornal, ainda se mantém no percentual de 30%. Brechós, concessionárias de motos, relojoarias, vidraçarias, lojas de artigos de caça, produtos farmacêuticos, arrecadam 20%. Já os Bares, Food Trucks, depósitos de bebidas e lanchonetes, dão o crédito devolutivo de 10% do ICMS.

O percentual estabelecido para devolução do crédito nem sempre é estornado ao contribuinte com o valor exato, precisa ser avaliado através dos valores recolhidos pelo estabelecimento, quantidade de consumidores que incluíram o CPF na nota, dentre outros fatores.

Após SP iniciar a ideia, outros Estados, adotaram a devolução para o combate à sonegação, criando Projetos como Nota Gaúcha e Nota Paraná.

Entretanto a participação é muito simples, a maioria inicia com um breve cadastro na internet. Os créditos devolvidos nos programas precisam ser incluídos nas declarações do IR (Imposto de Renda) e ser apresentada de forma anual para á Receita Federal.

Crédito na nota fiscal para Pessoa Jurídica

A NF gera benefícios, isso é uma realidade, elas servem de base para inúmeros dados que auxiliam o meio jurídico, como PIS/COFINS, créditos de ICMS, crédito de IPI, crédito Presumido, crédito Especial, também são concedidos à pessoa jurídica

Por isso é de suma importância entrar em contato com o seu contador para verificar as melhores práticas e mais benéficas para a sua empresa.

Por conta desse crédito na nota fiscal, as vezes se mantendo no simples nacional você está pagando mais impostos do que no lucro geral.

É de importância o controle e gerenciamento das NF, para as empresas, que pode identificar seus consumidores, quanto para clientes que analisam os tributos e a formalização da economia.

Uma boa ferramenta para auxiliar na gestão e proteção de documentos fiscais, é essencial.

Com o Coleta XML, você trás organização no armazenamento dos documentos da sua empresa. Em casos procedentes de fraudes e emissões frias contra o CNPJ, seja notificado.

5 de maio de 2020 0 comentário

Arquivo XML Contábil, Fiscal e Tributário

Diferença entre Nota fiscal, Danfe e o XML

escrito por samuelbasso

Existem muitas dúvidas na hora de diferenciar a Nota Fiscal, Danfe e o XML, principalmente por terem informações semelhantes. Por conta disso, decidimos esclarecer cada uma delas, para entender suas diferenças, quanto à emissão e armazenamento.

Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal é um documento obrigatório, gerado pela empresa que realiza a venda ou devolução, entre outras transações. Sendo assim, diferente da antiga, o novo formato permite que o documento fique armazenado de forma digital através de softwares de gestão.

Por conta disso, as informações geradas são encaminhadas para o SEFAZ, via certificado digital, que devolve a chave de autorização para então, ser lançada a NF-e.

É possível efetuar a consulta da Nota Fiscal Eletrônica que foi gerada, mediante autorização do SEFAZ, pela internet tanto para a empresa que efetuou a emissão quanto para a empresa receptora da Nota.

Para acompanhar a mercadoria, é impresso o DANFE, porém não tem validade de documento fiscal e deve ser feita apenas para o transporte de carga.

DANFE

Conhecido por ser o documento auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE é um resumo simplificado de todas informações que contém na NF-e.

Sendo assim, é responsável por informar a chave de acesso da nota, permite a consulta de seu documento e do seu arquivo XML, através do SEFAZ, ele acompanha o frete da mercadoria e comprova a procedência dos produtos transportados. Não precisa ser arquivado e não possui valor fiscal.

A DANFE é o documento que acompanha fisicamente a mercadoria durante o seu transporte.

Arquivo XML

O XML é uma linguagem de marcação, um formato de arquivo digital que permite o acesso das informações em outros sistemas. Por conta disso, é considerado a Nota Fiscal de fato, é padrão em todo Brasil.

O arquivo XML obedece a antiga escrituração fiscal, apenas ele tem validade legal, é uma forma fácil de transferir os dados no ambiente digital.

Sendo assim, o arquivo XML é armazenado e entregue para a Secretaria da Fazenda, é de suma importância guardar os arquivos XML, pelo período mínimo de 5 anos, sendo válido tanto para quem fornece a mercadoria, como para quem compra.

Portanto, para acessar seu XML, é fundamental obter um software específico e seguro que leia esse formato de arquivo, armazenando-os na nuvem e garantindo a proteção e segurança de seus arquivos, podendo encontrá-los sempre que for necessário.

22 de abril de 2020 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário

Erros na geração do SPED – Como evitá-los?

escrito por samuelbasso

Apesar de estar em atividade desde 2007, o Sistema de Arrecadação Digital (SPED) ainda gera diversas dúvidas nas empresas. Afinal de contas, com tantas regras a serem seguidas é normal ter alguns problemas e erros na geração do Sped para o envio para a Receira Federal.

Se você passa por este tipo de problemas, não se preocupe. Neste post você vai conhecer os principais erros na geração do SPED e o que você pode fazer para evitá-los.

Mas primeiro, o que deve constar no SPED?

O SPED Fiscal nasceu para reduzir os custos administrativos, diminuir a informalidade, aumentar o controle tributário e facilitar o combate à sonegação de impostos.

Conforme o manual SPED Fiscal, o arquivo digital deve ser encaminhado para a Sefaz devendo constar informações como:

Operações com recebimento de notas fiscais;
Operações com emissão de notas fiscais;
Apuração do ICMS;
Apuração do IPI;
Registro do inventário;
Controle de créditos fiscais de ICMS.

O envio das informações é realizada por meio de arquivo digital que contém os famosos blocos, que servem para facilitar tanto o preenchimento quanto o controle dos órgãos fiscalizadores.

Principais erros de geração do SPED

Apesar de ser uma atividade recorrente e que deve ser feita todos os meses, podem acontecer alguns erros de geração do SPED que podem trazer problemas para a empresa. Isso porque, é preciso tomar cuidados tanto com o preenchimento das informações, como com os pequenos detalhes.

Abaixo listamos os principais erros na geração do SPED Fiscal.

Erros com documentos emitidos

Este erro na geração do SPED é bastante comum e é preciso tomar cuidados, principalmente se a empresa gera muitas notas fiscais.

Como os documentos fiscais emitidos, cancelados e complementares possuem códigos próprios e outras particularidades é possível que sejam informados incorretamente, causando erros de geração do SPED.

Por isso, é preciso tomar cuidado e contar com um sistema de gestão para não causar problemas com este tipo de informação.

Erro de NCM

Como a tabela de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), está constantemente mudando, é preciso tomar cuidado para não causar erro na geração do Sped.

O código NCM consiste em 8 dígitos que identificam um produto e o tipo de tributação em operações de exportação.

Diferença entre CST e CFOP

É preciso tomar muito cuidado com o preenchimento do Código Fiscal de Operações e Prestações das entradas e saídas de mercadorias (CFOP) e do Código de Situação Tributária (CST).

Isso porque eles influenciam no cálculo dos tributos e na Ficha de Conteúdo de Importação (FCI).

Caso ocorrer algum erro no CST ou no CFOP, pode levar ao cálculo errado e fazer com que a empresa sofra penalidades por parte do fisco.

Problemas com notas fiscais recebidas

Outro problema comum é a inconsistência com as notas fiscais recebidas de fornecedores, o que pode causar problemas com o fisco. Por isso, é importante contar com um sistema que permita automatizar o recebimento dos arquivos XML das notas fiscais eletrônicas emitidas contra o CNPJ da sua empresa.

Dessa forma é possível utilizar o arquivo para o preenchimento automático do SPED e evitar erros de digitação.

Com o Coleta XML você tem um sistema simples e prático que, com um clique busca, faz o download e armazena os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Clique aqui e faça um teste gratuito.

14 de abril de 2020 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário Gestão

Facilite o trabalho do seu contador. 5 maneiras de dar mais tranquilidade para sua rotina

escrito por Fabricio Romio

Sua empresa precisa facilitar o trabalho do contador se quiser otimizar a sua rotina financeira. Neste artigo, você vamos demonstrar algumas rotinas que podem ser implantadas na sua empresa. Acompanhe:

Todo mês é aquela briga. O escritório de contabilidade pede para que você envie as notas fiscais e é preciso parar tudo para organizar os documentos. O pior é que você não faz ideia de onde está aquela nota emitida no início do mês e não sabe como conseguir uma segunda via.

Se você já passou por situação parecida sabe quanta energia é gasta para resolver este tipo de problema. Pois saiba que isso é algo que acontece em muitas empresas espalhadas pelo Brasil. Porém, ao invés de manter a desorganização, é possível tornar a sua rotina mensal muito mais tranquila e, ao mesmo tempo, facilitar o trabalho do contador.

Afinal de contas, o contador é figura importante dentro do seu negócio. Ele participa do sucesso do negócio, ajuda a empresa a pagar menos impostos e a tomar decisões estratégicas importantes.

Neste post, você conhece cinco dicas práticas para facilitar o trabalho do seu contador (e também a sua). Vamos lá?

1- Organize os seus documentos para facilitar o trabalho do contador

Cada contador possui uma forma de trabalhar. Alguns podem solicitar as notas fiscais e outros documentos semanalmente, outros preferem receber tudo junto no final do mês. Qualquer que seja a periodicidade, é importante que mantenha toda a papelada organizada. Portanto, armazene de forma segura todos os documentos, físicos ou digitais, que você precisa enviar. O importante é garantir que nada se perca.

Por exemplo, guarde todos os papéis em pastas específicas e bem identificadas. Se os arquivos forem digitais você deve facilitar, armazenando o documento por data, ou tipo.

2- Estabeleça um responsável pelos documentos

A rotina administrativa é rodeada por inúmeros documentos. Além das notas fiscais, existem as guias de recolhimento, extratos bancários, registros de ponto, contratos, entre muitos outros. Portanto, defina alguém responsável pelo manuseio desta papelada e posterior armazenamento.

Assim, você garante que todos os documentos importantes estarão guardados em algum local, à disposição quando necessário.

3- Separe contas físicas e jurídicas

Esta é uma dica que sempre vale lembrar. Misturar as contas pessoais com as da empresa é um dos piores erros que um empreendedor pode cometer. Mesmo assim, é uma situação muito comum, principalmente em gestores que estão começando o próprio negócio.

Provavelmente o seu contador já puxou a sua orelha quanto a isso. Portanto, se você ainda mantém contas físicas e jurídicas juntas, está na hora de separá-las.

4- Tenha confiança em seu contador

O contador deve ser considerado como um parceiro da sua empresa. Como falamos antes, ele é peça fundamental para o sucesso do seu empreendimento. Portanto, não esconda nada e compartilhe toda a informação relevante.

Com os dados completos do seu negócio, o seu contador pode fazer uma análise mais assertiva sobre a situação financeira do seu empreendimento.

5 – Utilize um sistema de consulta de XML

Utilizando um sistema automático de consulta e download dos arquivos XML é possível agilizar o trabalho de organização dos documentos. Além disso, o próprio contador pode ter acesso ao sistema e baixar as notas emitidas contra o seu CNPJ. Dessa forma, você não precisa se preocupar em enviar os arquivos para ele no final do mês, facilitando a rotina dele e a sua.

Conheça o ColetaXML. Com ele você agiliza toda a rotina fiscal da sua empresa. Teste o sistema gratuitamente.

20 de fevereiro de 2019 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário

Como evitar problemas com notas frias na sua empresa

escrito por Fabricio Romio

Fazer a gestão dos documentos fiscais de sua empresa não apenas é uma prática indicada para o bom andamento do setor financeiro. Mas também é fundamental para evitar fraudes que podem prejudicar o seu negócio. Por isso, é importante que você tenha cuidados para não ter problemas com as famosas notas frias.

Estas notas fiscais falsas afetam anualmente milhares de empresas no Brasil e impactam negativamente na arrecadação. Neste post, vamos explicar o que você pode fazer para impedir que sua empresa seja alvo desta fraude fiscal.

O que são as notas frias?

Primeiramente, precisamos entender o que são notas frias e como elas são geradas. Elas nada mais são do que notas eletrônicas falsas emitidas contra um CNPJ. Isso sem que a empresa saiba da existência dessa operação.

A fraude é realizada como uma manobra fiscal dos falsários para diminuir o recolhimento futuro de ICMS. Além disso, também é usada para lavagem de dinheiro.

Mesmo sendo vítima, a organização que tem uma nota fria expedida contra o seu CNPJ pode sofrer sanções por parte do SEFAZ. Isso porque, para o Fisco, esta operação existiu. Porém, como a empresa não tomou conhecimento desta nota, acaba não a escriturando nem pagando os tributos devidos.

Imagine, por exemplo ser investigado pelo SEFAZ ou ter que pagar multas por uma compra que você nunca realizou e por uma nota fiscal emitida por uma empresa de que você nunca ouviu falar. Felizmente, existem meios para proteger sua empresa deste tipo de situação.

Maneiras para evitar problemas com notas fiscais frias

A principal maneira para impedir que sua empresa tenha problemas com notas fiscais frias é conferir constantemente todas as notas emitidas contra o seu CNPJ. Dessa maneira, caso receber algum documento falso, basta realizar a manifestação do destinatário. Assim, você avisa ao SEFAZ que desconhece a operação. Dessa forma, você evita qualquer tipo de penalidade.

A checagem das notas pode ser realizada diretamente no site do SEFAZ. Para isso, é necessário acessar o portal do seu estado, fazer o login com a chave de acesso da nota (44 dígitos) e possuir o certificado digital cadastrado. Durante o processo você terá que digitar o código de CAPTCHA – para comprovar não ser um robô, sendo permitido fazer o download de cada nota por vez.

Porém, como realizar a consulta da veracidade da nota sem possuir sua chave de acesso? Nesse caso, você pode utilizar um sistema que consulta todas os arquivos XML de documentos fiscais emitidos contra o seu CNPJ.

Caso do ColetaXML, que facilita o processo. Com um clique, você faz o download das notas fiscais automaticamente e armazena todos os arquivos XML. Esse processo facilita a identificar qualquer nota falsa expedida contra a sua empresa. Assim, você pode informar o Fisco sobre o desconhecimento da operação e evitar problemas.

Nunca foi tão simples e rápido ter todo o armazenamento e gerenciamento dos XML das NF-e e CT-e emitidos para o seu CNPJ, de forma automatizada e segura, gerando redução de custos e de tempo para as empresas.

Ficou claro como consultar os documentos fiscais emitidos contra sua empresa? Com o ColetaXML você terá muito mais tempo para focar em seu negócio. Teste o sistema gratuitamente.

8 de fevereiro de 2019 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário Gestão

Como fazer gestão de notas fiscais: 5 dicas para torná-la mais eficiente

escrito por Fabricio Romio

Apesar de ser uma tarefa extremamente importante para evitar possíveis problemas tributários, muitos empreendedores possuem dúvidas sobre como fazer a gestão de notas fiscais. Como esta é uma atividade burocrática, ela acaba consumindo tempo e energia. Por este motivo, muita gente acredita que a organização de documentos fiscais é uma tarefa maçante e desgastante.

Se você acredita que este tipo de trabalho é chato e irritante, talvez fique feliz ao saber que não está sozinho. Saiba que muitos gestores possuem dúvidas sobre como fazer gestão de notas mais eficiente e melhorar os processos administrativos. Por isso, neste artigo separamos algumas dicas que podem te ajudar. Confira:

Porque fazer gestão de notas fiscais

Antes de mais nada, precisamos entender a importância em se fazer a gestão de notas fiscais. São vários os motivos que podemos elencar, mas certamente o mais importante é o de evitar possíveis problemas com fiscalizações.

Confira também: Manual do SPED Fiscal. Entenda de uma vez por todas.

Confira também: 4 tipos de venda que todo empreendedor precisa conhecer

Isso porque o Código Tributário Brasileiro determina que a empresa mantenha arquivado documentos fiscais por um período de cinco anos. O não cumprimento dessa determinação pode acarretar em punições pela Receita Federal, o que pode acarretar prejuízos pesados para sua empresa.

Agora imagine se um fiscal do SEFAZ batesse na sua empresa neste momento solicitando determinada nota. Você encontraria ela rápido ou precisaria de muito tempo para localizá-la em meio à papelada?Manter os documentos fiscais armazenados e organizados é um dos principais benefícios em se fazer a gestão de notas fiscais.

Com a gestão de notas ainda é possível ampliar o controle do seu negócio, ao por exemplo, saber informações importantes, como qual o montante em notas emitidas em determinado período. Agora que já conhecemos os principais benefícios, vamos a algumas dicas de como fazer a gestão de notas fiscais:

1- Crie um padrão

Primeiramente, estabeleça uma rotina de trabalho, com processos bem definidos tanto para emissão quanto para recebimento de notas fiscais. É importante ter uma padronização com os procedimentos de entrada e saída.

Além disso, estabeleça pessoas responsáveis por estas tarefas dentro da empresa. Assim, você pode evitar problemas, como notas duplicadas, perda de documentos, retrabalhos e perda de prazos.

2- Verifique as notas

Um procedimento simples que pode evitar problemas tributários é a verificação das notas fiscais. Para isso, você precisa ter em mãos a chave de acesso da DANFE. O número, de 44 dígitos, deve ser consultado no site da Sefaz. Após, é preciso digitar os caracteres da imagem para verificar os dados da NF-e.

3- Mantenha a organização

Se comprometer em manter a organização é fácil. O difícil, porém, é cumprir isso ao longo do tempo. Por isso é importante estabelecer rotinas e padrões. O primeiro passo deve ser o de arrumar as notas que você já tem em arquivo.

Para isso crie um arquivo separado para os tipos de notas fiscais. Separe por notas de entrada e de saída. Além disso, você pode criar separações por data, cliente, fornecedor, entre outros. O arquivamento de notas futuras ficará mais ágil após tudo organizado.

4- Mantenha contato com seu contador

Uma boa forma de otimizar a rotina e entender como fazer a gestão de notas fiscais é pedindo auxílio ao responsável pelas contas de sua empresa. Converse com seu contador e peça assistência sobre qual a melhor maneira de organizar e otimizar a gestão de notas fiscais.

Além disso, você deve notificar todas as movimentações ao seu contador. Assim, ele garante que todos os documentos estejam em conformidade e pode aperfeiçoar alguns procedimentos em sua empresa.

5- Automatize processos

Uma maneira de otimizar a gestão de notas fiscais de sua empresa é através de uma ferramenta que faz uma varredura automática no site da Sefaz e agrupa todas as Notas Fiscais emitidas contra o seu CNPJ. Com o ColetaXMLé possível fazer esta consulta automática, por meio do seu Certificado Digital.

Além disso, é possível fazer o download e armazenar estas notas. Outra funcionalidade da ferramenta é a de manifestar ciência da nota ou desconhecer operação. Assim, você e seus colaboradores tem mais tempo para tarefas importantes do dia-a-dia da empresa.Quer entender mais sobre a gestão de Notas Fiscais Eletrônicas? Confira este infográfico e aprenda mais.

18 de janeiro de 2019 0 comentário

Contábil, Fiscal e Tributário

Evite estes erros de contabilidade que podem afetar o seu negócio

escrito por Fabricio Romio

Multas, problemas com o fisco, gastos desnecessários, falta de recursos. Estes são alguns dos problemas que podem ser evitados com uma contabilidade bem feita dentro de sua empresa. Porém, em meio às tarefas diárias, alguns erros de contabilidade podem acabar afetando negativamente o setor financeiro de sua empresa.

Muitas vezes esses erros acabam passando batido pelos empresários. Seja por desconhecimento da legislação, seja por processos ineficientes, ou pela própria rotina agitada.

Como sabemos, o gestor possui diversas tarefas dentro da empresa, precisando estar a par da realidade de todos os setores da organização. Muitas vezes, um dos aspectos mais importantes – a contabilidade – acaba sendo deixada de lado.

Confira também: Principais motivos para empresas perderem dinheiro.

Confira os principais erros de contabilidade que devem ser evitados

Erros de contabilidade podem gerar diversos problemas no financeiro de sua empresa, afetando os lucros, o fluxo de caixa e o crescimento da organização. Além disso, multas e outras penalidades podem causar uma má impressão nos seus fornecedores e clientes, o que pode prejudicar a imagem de sua empresa. Por isso, listamos alguns dos principais erros que devem ser evitados na sua empresa:

1- Não contar com um contador de confiança

A maioria dos erros de contabilidade podem ser evitados com o auxílio de um profissional de sua confiança. Contratando um contador, ou um escritório contábil, você delega a tarefa de cálculos de impostos, organizar a documentação necessária para o funcionamento do negócio e cuidar desta parte burocrática. Assim, você pode focar seus esforços para gerenciar o seu negócio.
Além disso, o escritório contábil pode te ajudar com a organização de documentos fiscais, atualizações tributárias e de legislação e resolver problemas imprevistos.

2- Falta de organização

Um dos maiores problemas em pequenas empresas é a falta de organização financeira. Por isso, é importante criar processos para evitar pagamentos em duplicidade, ou atraso de pagamentos de impostos, o que pode gerar multas e juros altos, gerando gastos desnecessários.

Dessa forma, é preciso organizar esta área para evitar este tipo de problemas. Você pode, por exemplo, criar um checklist mensal com as contas e impostos a serem pagos e criar uma pasta, ou arquivo, para guardar os comprovantes de pagamento.

3- Não realizar o planejamento tributário

O planejamento tributário é uma importante ferramenta para evitar problemas fiscais e tornar mais assertiva a sua margem de lucro. Ele auxilia na precificação dos produtos e encontra soluções para reduzir a carga tributária de sua empresa.

A realização do planejamento tributário reduz os custos de sua empresa, tornando-se um diferencial competitivo. Portanto, é importante começar a planejar pensando no curto, médio e longo prazo.

4- Misturar finanças pessoais e empresariais

No início de qualquer empreendimento é comum que os empresários acabam misturando as contas pessoais com as da empresa. Porém, com o passar do tempo este tipo de ação pode causar problemas no setor financeiro do seu negócio.

Mesmo que a sua empresa faça parte do seu capital pessoal, é preciso que ela caminhe sozinha. Por isso, é importante que você mantenha as duas contas separadas. Assim, você mantém o fluxo de caixa do seu negócio saudável e garante recursos para investimentos futuros.

Assim, é importante que os sócios tenham um pró-labore para que tenham rendimentos sem prejudicar a contabilidade do negócio.

5- Não organizar documentos fiscais

As empresas precisam manter organizadas as notas fiscais recebidas e emitidas e disponibilizá-las sempre que necessário. Portanto, é preciso encontrar soluções, já que você pode ter problemas com o fisco caso não encontre determinado arquivo XML, por exemplo. As multas podem chegar a R$ 1.000 por documento, dependendo do local.

Concluindo, é preciso encontrar soluções para manter os documentos fiscais sempre em dia.

Você pode, por exemplo, utilizar um software, como o Coleta XML, que permite armazenar e gerenciar dos XML das NF-e e CT-e emitidos para o seu CNPJ, de forma automatizada e segura, gerando redução de custos e de tempo para as empresas.

Você pode testar o sistema de forma gratuita agora mesmo

14 de dezembro de 2018 0 comentário

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